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Note de frais : gérer les justificatifs

Lors de la gestion de notes de frais pour une entreprise, il faut bien évidemment des justificatifs. En effet, pour vérifier l’exactitude des montants et raisons des dépenses, les employés doivent être en mesure de présenter des factures ou autres justificatifs.

Pourquoi fournir des justificatifs ?

Il faut savoir qu’un employeur peut avoir à justifier du remboursement des frais professionnels. Cette gestion des frais professionnels est capitale pour une société puisqu’elle peut être l’objet d’un contrat fiscal. C’est une des raisons pour lesquelles votre employeur exige vos différents justificatifs.
De plus, lors d’un remboursement au montant réel, l’entreprise demande aux employés de prouver le montant exact des dépenses professionnelles effectuées. De ce fait, vos justificatifs sont très importants.

Que faire sans justificatif ?

En France, il arrive régulièrement que les salariés déclarent ne pas être en possession de ces justificatifs. Par oubli de réclamer un reçu ou parce qu’il a été égaré, il arrive souvent que les remboursements ne puissent pas être effectués. Dans le cas d’une note de frais justificatif perdu, il existe plusieurs solutions. La solution la plus simple et la plus évidente est bien entendu d’essayer d’obtenir un duplicata ou une réédition du justificatif. Cela évite des démarches annexes et facilite la procédure. Dans le cas où cette solution n’est pas fructueuse, certaines entreprises acceptent des dérogations. Il est donc possible de faire une demande de remboursement d’une autre manière. En règle générale, l’employeur demandera donc un relevé de compte bancaire faisant apparaître la dépense ainsi qu’une déclaration sur l’honneur. Grâce à cela, vous pouvez trouver une solution malgré la perte justificatif note de frais.
Lorsque le salarié utilise une carte corporate ou carte d’entreprise, il n’avance pas les frais professionnels puisque le compte débité appartient à l’entreprise. Dans ce cas, il n’y a pas de remboursement, mais l’employeur est en droit de demander des justificatifs pour les dépenses effectuées.

A propos de l'auteur

Philippe

Philippe

Fondateur du site. Formation de journaliste à Strasbourg, je suis retourné dans ma région dans laquelle j'ai grandi à la fin de mon cursus universitaire. Me voilà maintenant à partager avec vous sur Connexions-Normandie.fr